بهینه‌سازی فرآیند‌های اداری در طرح حامی دانشجو + فیلم
خبرگزاری آنا؛ سامانه پیشخوان درخواست‌های دانشجویی راه ارتباط دانشجویان با دانشگاه در بستر ایمیل شخصی دانشجویان است. این ایمیلی است که دانشجو می‌تواند از سایت mail.iau.ac.ir وارد شده و دکمه‌ای با عنوان درخواست جدید، درخواست خود را وارد کند، در آنجا پنلی وجود دارد که دانشجویان می‌توانند درخواست‌های قبلی خود را در بخش، درخواست‌های من مشاهده کنند و از طریق این پنل اطمینان یابند آیا درخواست آنها به نتیجه رسیده است یا خیر و پاسخ درخواست خود را به‌صورت ایمیل دریافت کنند.
خبرنگار آنا در این زمینه گفتگویی زهره بهشتی‌پور معاون تحول اداری و رئیس باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی واحد یزد ترتیب داده که در ادامه می‌خوانیم.
بهشتی‌پور با اشاره به جزئیات طرح جدید دانشگاه آزاد با عنوان طرح«حامی دانشجو» که با هدف به صفر رساندن مراجعات حضوری دانشجویان در حال راه‌اندازی است، اظهار کرد: باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی واحد یزد با هدف ارتقای کیفیت خدمات اداری و ارتباطات دانشجویی اقدام به اجرای طرح پیشخوان درخواست‌های دانشجویی کرده که بخشی از برنامه‌های کلان دانشگاه آزاد اسلامی برای بهینه‌سازی فرایند‌های اداری است و بر کاهش مراجعات حضوری دانشجویان، افزایش شفافیت و سرعت در پیگیری درخواست‌ها تمرکز دارد.
وی افزود: در این طرح باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان با همکاری و مشارکت مدیران و متخصصان حوزه‌های مختلف دانشگاه آزاد به مرحله اجرا درآمده است. هدف اصلی این طرح، تغییر نظام تعامل دانشجویان با دانشگاه در حوزه اداری بوده و اکنون دانشجویان در صورت داشتن درخواست، به‌صورت مستقیم به بخش‌های تخصصی مراجعه می‌کنند که این مراجعه معمولاً حضوری است. دانشجو شخصاً مسئول پیگیری و نظارت بر جریان درخواست در ایستگاه‌های مختلف اداری بوده هر ایستگاه از این فرآیند، وظیفه خود را انجام می‌دهد و سپس دانشجو را به ایستگاه بعدی ارجاع می‌دهد.
رئیس باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی واحد یزد ادامه داد: هر مسئول، درخواست را بررسی کرده و سپس فرم را به دانشجو تحویل می‌دهد تا به بخش آموزش یا سایر حوزه‌ها ارسال کند. در نهایت، ممکن است درخواست به ستاد دانشگاه یا سازمان مرکزی ارسال شود. در این فرایند، دانشجو نقش پیگیر اصلی را ایفا می‌کند.
بهشتی‌پور تشریح کرد: پیشخوان درخواست‌های دانشجویی با هدف اصلاح این نظام طراحی شده، وظیفه راهنمایی و پیگیری درخواست‌ها را بر عهده دارد و به دانشجویان کمک می‌کند تا درخواست‌هایشان در نظام اداری دانشگاه به‌صورت قابل پیگیری و منظم ثبت شود. به این ترتیب، دانشجو نیازی ندارد شخصاً برای پیگیری درخواست خود به بخش‌های مختلف مراجعه کند. این پیشخوان، در واقع نقطه اتصال دانشجو و دانشگاه خواهد بود.
هر ۶۰۰ دانشجو یک حامی
وی تصریح کرد: در استان یزد حدود ۳۰ نفر به‌عنوان حامی دانشجویان مشخص شده‌اند. هر حامی به‌طور میانگین مسئولیت پشتیبانی از ۶۰۰ دانشجو را بر عهده دارد؛ البته این عدد نوعی است. دانشجو‌ها بر اساس رشته تحصیلی، سال ورود و واحد دانشگاهی تقسیم‌بندی شده‌اند. هر دسته دانشجویی از ۳۰۰ تا یک هزار دانشجو تشکیل شده که عدد ۶۰۰ متوسط این بازه است.
رئیس باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی واحد یزد بیان کرد: دانشجو نیازی ندارد بداند حامی او چه کسی است؛ سیستم به‌صورت خودکار هر درخواست را به حامی مربوطه ارجاع می‌دهد. حامی نیز وظیفه بررسی درخواست، ارائه راهنمایی لازم و پیگیری درخواست تا رسیدن به نتیجه را بر عهده دارد.
حامیان نامه‌های دانشجویان را پیگیری می‌کنند
بهشتی‌پور گفت: در این سامانه، دانشجو می‌تواند به‌صورت آنلاین مشاهده کند که درخواست او در چه مرحله‌ای قرار دارد. حامیان معمولاً از کارکنان دانشگاه هستند که با توجه به تخصص، رشته و نیاز‌های دانشجویان انتخاب می‌شوند. وظیفه حامیان شامل بررسی درخواست‌ها، راهنمایی و ارسال درخواست به بخش‌های مرتبط است. در نهایت، نتیجه درخواست به دانشجو اطلاع داده می‌شود.
وی اضافه کرد: معیار انتخاب حامیان بر اساس تخصص و تجربه آنها در بخش‌های مختلف دانشگاه تعیین می‌شود. این افراد از حوزه‌های آموزش، دانشجویی، مالی و سایر بخش‌های مرتبط انتخاب می‌شوند تا به‌عنوان حامی دانشجویان فعالیت کرده که با استقرار این سیستم، حجم مراجعات حضوری به بخش‌های تخصصی کاهش می‌یابد و همکاران اداری می‌توانند بر وظایف تخصصی خود تمرکز کنند.
انتهای پیام/
